¿cÓmo registrar correctamente los préstamos y adelantos al personal?

Publicado el 12 May 2026

<figure class="image"><img style="aspect-ratio:1254/1254;" src="https://centrodecapacitacion.acaprendizajecontable.com/storage/images/fYtYVoaVXlbYoWJInz9IOajyZXMILLsNjFQLZWeY.png" width="1254" height="1254"></figure>En muchas empresas es habitual entregar dinero al personal por distintos conceptos, como préstamos, adelantos de remuneraciones o fondos para gastos que luego deberán rendirse. Aunque estas operaciones suelen formar parte de la gestión diaria, su registro contable debe realizarse con precisión para evitar errores en los estados financieros y posibles contingencias tributarias o laborales.Para ello, el Plan Contable General Empresarial (PCGE) contempla la subcuenta 141 Personal, destinada específicamente al control de estos derechos de cobro frente a los trabajadores de la empresa.Comprender su correcta aplicación permite no solo mantener un orden contable adecuado, sino también fortalecer el control interno y la transparencia financiera.¿Qué es la subcuenta 141 Personal?De acuerdo con el Plan Contable General Empresarial (PCGE), aprobado mediante Resolución N.º 002-2019-EF/30, la cuenta 14 corresponde a las cuentas por cobrar al personal, accionistas (socios), directores y gerentes.Dentro de esta clasificación, la subcuenta 141 Personal agrupa aquellos importes que la empresa tiene derecho a recuperar de sus trabajadores, incluyendo también al personal de gerencia.Entre las operaciones más comunes que se registran en esta subcuenta se encuentran:<ul><li>préstamos otorgados al personal;&nbsp;</li><li>adelantos de remuneraciones;&nbsp;</li><li>entregas a rendir cuenta;&nbsp;</li><li>otras cuentas por cobrar al personal.&nbsp;</li></ul>A nivel más detallado, esta subcuenta comprende:<ul><li>1411 Préstamos&nbsp;</li><li>1412 Adelanto de remuneraciones&nbsp;</li><li>1413 Entregas a rendir cuenta&nbsp;</li><li>1419 Otras cuentas por cobrar al personal&nbsp;</li></ul>En términos prácticos, esta cuenta refleja dinero que salió de la empresa, pero que aún debe ser recuperado.Sustento contable aplicablePlan Contable General Empresarial (PCGE)El PCGE constituye la base principal para el reconocimiento y clasificación de estas operaciones, ya que define expresamente la naturaleza de esta cuenta dentro del activo.Su uso permite uniformidad en el registro contable y facilita la adecuada presentación de la información financiera.Marco Conceptual para la Información FinancieraDesde el enfoque contable, una cuenta por cobrar representa un activo, ya que constituye un recurso económico controlado por la entidad como consecuencia de hechos pasados y del cual se espera obtener beneficios económicos futuros.Bajo esta lógica, cuando una empresa entrega dinero a un trabajador bajo obligación de devolución, nace un derecho exigible que debe reconocerse contablemente.NIC 1 – Presentación de Estados FinancierosLa NIC 1 exige que la información financiera represente fielmente la situación económica de la entidad.Por ello, estas cuentas deben clasificarse correctamente según su naturaleza y plazo de recuperación, diferenciando si corresponden a activos corrientes o no corrientes.NIIF 9 – Instrumentos FinancierosCuando existe un préstamo otorgado al personal, también resulta aplicable la NIIF 9, dado que estamos frente a un activo financiero.Esto implica que, si existiera riesgo de no recuperación, la empresa debería evaluar el reconocimiento del deterioro correspondiente.¿Cómo funciona la dinámica contable?La lógica de esta cuenta es bastante sencilla: cuando la empresa entrega dinero, nace una cuenta por cobrar; cuando recupera ese dinero, la cuenta disminuye.Cuando se debitaLa cuenta 141 se carga cuando la empresa entrega recursos económicos al trabajador.Por ejemplo, si la empresa concede un préstamo por S/ 40,000, el registro sería:Debe: 14 Cuentas por cobrar al personal, accionistas y directores — S/ 40,000Haber: 10 Efectivo y equivalentes de efectivo — S/ 40,000Aquí ocurre algo simple desde el punto de vista financiero: sale efectivo de la empresa, pero a cambio nace un derecho de cobro.Cuando se acreditaLa cuenta disminuye cuando el trabajador devuelve el dinero o cuando el monto es compensado.Si el trabajador devuelve S/ 12,400, el asiento sería:Debe: 10 Efectivo y equivalentes de efectivo — S/ 12,400Haber: 14 Cuentas por cobrar al personal, accionistas y directores — S/ 12,400En este caso, el derecho de cobro disminuye porque la empresa ya recuperó parte del importe entregado.Aspectos de control que no deben descuidarseMás allá del registro contable, estas operaciones deben contar con respaldo documentario.En la práctica, es recomendable contar con:<ul><li>solicitud formal del trabajador;&nbsp;</li><li>autorización interna;&nbsp;</li><li>acuerdo de devolución;&nbsp;</li><li>cronograma de pagos, si corresponde;&nbsp;</li><li>sustento documentario de rendiciones;&nbsp;</li><li>control de descuentos por planilla.&nbsp;</li></ul>Muchas observaciones no nacen por un mal asiento contable, sino por la falta de sustento que demuestre la realidad de la operación.Consideración tributaria importanteDesde la perspectiva tributaria, no basta con registrar correctamente la operación.Si SUNAT advierte que un supuesto préstamo no tiene documentación suficiente, no presenta condiciones claras o carece de evidencia de recuperación, podría cuestionarse su verdadera naturaleza económica.Por ello, el tratamiento contable siempre debe ir acompañado de soporte formal y trazabilidad financiera.ConclusiónLa subcuenta 141 Personal es mucho más que una simple cuenta contable; es una herramienta de control que permite reflejar con claridad los importes entregados al personal y pendientes de recuperación.Aplicarla correctamente, con base en el PCGE, el Marco Conceptual, la NIC 1 y la NIIF 9, permite mantener información financiera confiable, fortalecer el control interno y reducir riesgos frente a una eventual fiscalización.