¿cómo registrar contablemente el alquiler de un local pagado por anticipado?

Publicado el 28 Feb 2025

El registro contable de los gastos de alquiler pagados por anticipado puede ser un desafío importante para las empresas, ya que requiere precisión y cumplimiento con los principios contables establecidos. En el caso específico de los alquileres, es esencial distinguir entre los períodos a los que corresponde el pago y cómo este debe ser reflejado en los libros contables de manera adecuada.En este blog, te explicaremos paso a paso cómo registrar contablemente el alquiler de un local pagado por anticipado, destacando los principios clave, los asientos contables necesarios y las mejores prácticas para garantizar que los estados financieros reflejen fielmente esta transacción.&nbsp;Para el reconocimiento de los alquileres, es preciso señalar que la normativa contable internacional, específicamente la NIIF 16, permite a los usuarios de los estados financieros evaluar el impacto de los arrendamientos en la situación financiera, el rendimiento financiero y los flujos de efectivo de una entidad. Dicha norma contable menciona que los arrendatarios deben reconocer un activo por derecho de uso y un pasivo por arrendamiento en su balance general para los contratos de arrendamiento siempre y cuando dichos arrendamientos tengan un período de duración mayor al año.Por el contrario, para los arrendamientos a corto plazo (menores a 1 año) y arrendamientos de activos de bajo valor pueden ser tratados como gastos directamente en su registro contable, es decir, no deben ser reconocidos como un activo y consecuentemente un pasivo.CASO PRÁCTICO:Una empresa alquila un local para vender sus productos con una renta mensual de S/ 1,000.00. El 1 de enero de 2025, la empresa realiza un pago por adelantado del equivalente a 1 año de alquiler (S/ 12,000.00). A medida que pasa cada mes, el gasto debe ser registrado como devengado; realizar el registro contable y el devengo del primer mes de dicho alquiler.Primero, se debe realizar la planificación de pagos que se realizarán, esto con el objetivo de no tener confusiones al momento de registrar contablemente el alquiler:<figure class="table"><table><tbody><tr><td colspan="3">CRONOGRAMA</td></tr><tr><td>1/01/2025</td><td>Pago de alquiler</td><td>&nbsp;</td></tr><tr><td>1/02/2025</td><td colspan="2">1° devengo</td></tr><tr><td>1/03/2025</td><td colspan="2">2° devengo</td></tr><tr><td>1/04/2025</td><td colspan="2">3° devengo</td></tr><tr><td>1/05/2025</td><td colspan="2">4° devengo</td></tr><tr><td>1/06/2025</td><td colspan="2">5° devengo</td></tr><tr><td>1/07/2025</td><td colspan="2">6° devengo</td></tr><tr><td>1/08/2025</td><td colspan="2">7° devengo</td></tr><tr><td>1/09/2025</td><td colspan="2">8° devengo</td></tr><tr><td>1/10/2025</td><td colspan="2">9° devengo</td></tr><tr><td>1/11/2025</td><td colspan="2">10° devengo</td></tr><tr><td>1/12/2025</td><td colspan="2">11° devengo</td></tr><tr><td>1/01/2026</td><td colspan="2">12° devengo</td></tr></tbody></table></figure>&nbsp;<figure class="table"><table><thead><tr><th>CUENTA</th><th>DENOMINACION</th><th>&nbsp;DEBE&nbsp;</th><th>&nbsp;HABER&nbsp;</th></tr></thead><tbody><tr><td>18</td><td>SERVICIOS Y OTROS CONTRATADOS POR ANTICIPADO&nbsp;</td><td>&nbsp;S/&nbsp; &nbsp; &nbsp;10,169.49&nbsp;</td><td>&nbsp;</td></tr><tr><td>183</td><td>Alquileres &nbsp;</td><td>&nbsp;</td><td>&nbsp;</td></tr><tr><td>40</td><td>TRIBUTOS, CONTRAPRESTACIONES Y APORTES AL SISTEMA PÚBLICO DE PENSIONES Y DE SALUD POR PAGAR&nbsp;</td><td>&nbsp;S/&nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp;1,830.51&nbsp;</td><td>&nbsp;</td></tr><tr><td>40111</td><td>IGV – Cuenta propia&nbsp;</td><td>&nbsp;</td><td>&nbsp;</td></tr><tr><td>46</td><td>CUENTAS POR PAGAR DIVERSAS – TERCEROS&nbsp;</td><td>&nbsp;</td><td>&nbsp;S/&nbsp; &nbsp; &nbsp;12,000.00&nbsp;</td></tr><tr><td>469</td><td>Otras cuentas por pagar diversas&nbsp;</td><td>&nbsp;</td><td>&nbsp;</td></tr><tr><td colspan="4">&nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; POR EL RECONOCIMIENTO DEL ALQUILER</td></tr><tr><td>CUENTA</td><td>DENOMINACION</td><td>&nbsp;DEBE&nbsp;</td><td>&nbsp;HABER&nbsp;</td></tr><tr><td>46</td><td>CUENTAS POR PAGAR DIVERSAS – TERCEROS&nbsp;</td><td>&nbsp;S/&nbsp; &nbsp; &nbsp;12,000.00&nbsp;</td><td>&nbsp;</td></tr><tr><td>469</td><td>Otras cuentas por pagar diversas&nbsp;</td><td>&nbsp;</td><td>&nbsp;</td></tr><tr><td>10</td><td>EFECTIVO Y EQUIVALENTES DE EFECTIVO&nbsp;</td><td>&nbsp;</td><td>&nbsp;S/&nbsp; &nbsp; &nbsp;12,000.00&nbsp;</td></tr><tr><td>1041</td><td>Cuentas corrientes operativas&nbsp;</td><td>&nbsp;</td><td>&nbsp;</td></tr><tr><td colspan="4">&nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; POR EL PAGO DEL ALQUILER ANTICIPADAMENTE</td></tr><tr><td>CUENTA</td><td>DENOMINACION</td><td>&nbsp;DEBE&nbsp;</td><td>&nbsp;HABER&nbsp;</td></tr><tr><td>63</td><td>GASTOS DE SERVICIOS PRESTADOS POR TERCEROS&nbsp;</td><td>&nbsp;S/&nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp;847.46&nbsp;</td><td>&nbsp;</td></tr><tr><td>635</td><td>Alquileres &nbsp;</td><td>&nbsp;</td><td>&nbsp;</td></tr><tr><td>18</td><td>SERVICIOS Y OTROS CONTRATADOS POR ANTICIPADO&nbsp;</td><td>&nbsp;</td><td>&nbsp;S/&nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp;847.46&nbsp;</td></tr><tr><td>183</td><td>Alquileres &nbsp;</td><td>&nbsp;</td><td>&nbsp;</td></tr><tr><td colspan="4">&nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; POR EL DEVENGO DEL MES DE ENERO DE ALQUILER</td></tr><tr><td>CUENTA</td><td>DENOMINACION</td><td>&nbsp;DEBE&nbsp;</td><td>&nbsp;HABER&nbsp;</td></tr><tr><td>95</td><td>GASTOS DE VENTAS</td><td>&nbsp;S/&nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp;847.46&nbsp;</td><td>&nbsp;</td></tr><tr><td>951</td><td>Gastos de Ventas</td><td>&nbsp;</td><td>&nbsp;</td></tr><tr><td>79</td><td>CARGAS IMPUTABLES A CUENTAS DE COSTOS Y GASTOS&nbsp;</td><td>&nbsp;</td><td>&nbsp;S/&nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp;847.46&nbsp;</td></tr><tr><td>791</td><td>Cargas imputables a cuentas de costos y gastos&nbsp;</td><td>&nbsp;</td><td>&nbsp;</td></tr><tr><td colspan="4">&nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; POR EL GASTO DE ALQUILER - ENERO</td></tr></tbody></table></figure>&nbsp;Finalmente, podemos concluir que el reconocimiento y la medición adecuada de los alquileres son fundamentales en la contabilidad de las empresas, ya que permiten reflejar fielmente los efectos financieros de estos acuerdos en los estados financieros. La NIIF 16 ha transformado la forma en que se gestionan los arrendamientos, asegurando mayor transparencia y comparabilidad al requerir la contabilización de los activos por derecho de uso y los pasivos por arrendamiento. Esta norma no solo proporciona claridad sobre los compromisos financieros adquiridos, sino que también mejora la toma de decisiones estratégicas al presentar una imagen más precisa de la situación financiera de una entidad. Una medición precisa de los alquileres garantiza que se cumplan los principios contables, se eviten errores en los registros y se mantenga la confianza en la información financiera presentada a los usuarios internos y externos. Por lo tanto, el adecuado tratamiento de los arrendamientos es esencial para lograr una gestión financiera sólida y responsable.