¿cómo realizar la generación de registros electrónicos?

Publicado el 21 Jan 2025

¿Cómo realizar la generación de Registros Electrónicos?En un mundo cada vez más digitalizado, la gestión eficiente de la información es crucial para garantizar la transparencia, seguridad y accesibilidad de los datos. Los registros electrónicos son una herramienta fundamental para las organizaciones que buscan optimizar sus procesos administrativos, reducir costos y cumplir con las normativas legales vigentes.<figure class="image"><img style="aspect-ratio:1200/650;" src="https://www.grupoebim.com/wp-content/uploads/2023/10/20231004_MINIATURA_SS.png" width="1200" height="650"></figure>En este artículo, exploraremos el proceso detallado para realizar la correcta generación de registros electrónicos, abarcando desde la creación hasta la autenticación, asegurando que todo el ciclo de vida de la información se maneje de forma adecuada.𝟏 . 𝐑𝐞𝐠𝐢𝐬𝐭𝐫𝐨 𝐝𝐞 𝐯𝐞𝐧𝐭𝐚 𝐞 𝐢𝐧𝐠𝐫𝐞𝐬𝐨𝐬 𝐞𝐥𝐞𝐜𝐭𝐫𝐨́𝐧𝐢𝐜𝐨𝐬 – 𝐑𝐕𝐈𝐄En este artículo, exploraremos el proceso detallado para realizar la correcta generación de registros electrónicos, abarcando desde la creación hasta la autenticación, asegurando que todo el ciclo de vida de la información se maneje de forma adecuada.<img src="https://centrodecapacitacion.acaprendizajecontable.com/storage/images/uB63ipqq7vSzU6DDY9H7tm2CuQXUSbwJARaQ5tYJ.png" width="567" height="290">&nbsp;<ul><li style="text-align:justify;">Propuesta del RVIE: Procedimiento de Actualización y Comparación de la Información</li></ul>A partir del segundo día calendario de cada mes, la SUNAT pone a disposición de los contribuyentes, a través del módulo RVIE, un archivo plano con la propuesta de Registro de Ventas e Ingresos Electrónico (RVIE) correspondiente a ese mes. Este archivo contiene información detallada sobre los comprobantes de pago, notas de débito y crédito, entre otros documentos mencionados en los anexos correspondientes, siempre que la SUNAT haya recibido los datos de los emisores mediante los procesos establecidos, como el envío de ejemplares, declaraciones juradas informativas y comunicaciones de baja.Es importante tener en cuenta que la propuesta se presentará en blanco si no se ha recibido la información correspondiente durante el periodo. Además, esta propuesta se actualiza de manera automática todos los días con la información recibida el día anterior. Para garantizar la actualización correcta, los usuarios deben seguir las instrucciones proporcionadas en el sistema, utilizando la opción específica en el módulo RVIE para dicho fin.El archivo plano también incluye un informe sobre las inconsistencias detectadas en la información contenida en la propuesta, así como detalles adicionales, según lo señalado en el anexo N.º 2. Estas inconsistencias y la información adicional tienen solo un carácter ilustrativo y no forman parte del registro oficial.Desde noviembre de 2021, los sujetos obligados a llevar el Registro de Ventas e Ingresos, pero que no tienen la calidad de generadores, también pueden acceder y consultar el archivo plano de la propuesta de RVIE. El módulo RVIE brinda a los generadores la opción de comparar la propuesta con la información propia cargada en el sistema, para lo cual deben seguir las reglas y estructuras definidas en el anexo N.º 3 de la Resolución de Superintendencia (RS) 112-2021.Una vez que se haya cargado correctamente la información en el sistema, ya sea a través de SUNAT Operaciones en Línea, el aplicativo cliente RVIE, o mediante el servicio web API SUNAT, el estado de la carga debe reflejarse como "atendido". En este caso, el sistema generará un reporte ilustrativo que detalla las diferencias entre ambos archivos. Este reporte tiene carácter informativo y no forma parte del RVIE oficial.Si la carga no cumple con las estructuras y reglas indicadas, el sistema mostrará un estado "rechazado", junto con un ticket y un informe sobre los puntos incumplidos.Este proceso asegura que los contribuyentes mantengan la correcta actualización y validación de la información contenida en el RVIE, facilitando la transparencia y el cumplimiento de sus obligaciones fiscales.<ul><li style="text-align:justify;">Generación preliminar del RVIE.&nbsp;</li></ul>A partir del octavo día calendario del mes siguiente al periodo respectivo, o desde el décimo día calendario del mismo mes si la propuesta pertenece a un emisor de recibos electrónicos por servicios públicos emitidos en el Sistema de Emisión Electrónica para empresas supervisadas, el generador puede generar el preliminar del RVIE. Para ello, tiene las siguientes opciones:Aceptar la propuesta de RVIE sin modificaciones:<ul><li style="text-align:justify;">El generador puede aceptar la propuesta tal como está, sin hacer ninguna modificación respecto a la información que formará parte del registro.</li><li style="text-align:justify;">Para proceder, debe seguir las indicaciones de SUNAT Operaciones en Línea, del aplicativo cliente RVIE o del servicio web API SUNAT.</li><li style="text-align:justify;">Una vez aceptada, se generará automáticamente el preliminar del RVIE.</li></ul>Complementar la propuesta de RVIE:<ul><li style="text-align:justify;">Si el generador solo va a incluir los comprobantes de pago, notas de débito o notas de crédito detallados en la columna “Información que se complementa” de la tabla 3 del Anexo Nº 1 de la RS 112-2021, incluidos los que hayan sido dados de baja o anulados, podrá complementar la propuesta.</li><li style="text-align:justify;">Para ello, debe usar la opción que le permita incorporar la información pertinente de cada documento directamente en el formulario disponible en el módulo RVIE. Alternativamente, puede incluir la información de uno o más documentos en un archivo plano que cumpla con la estructura y reglas indicadas en el Anexo Nº 2 de la RS 112-2021.</li><li style="text-align:justify;">Si se desea incluir información de comprobantes de pago, notas de débito o crédito, u otros documentos no comprendidos en esa columna, se debe utilizar la opción mencionada en el siguiente inciso.</li></ul>Reemplazar la propuesta de RVIE:<ul><li style="text-align:justify;">El generador puede modificar o añadir información que no pueda ser considerada al complementar la propuesta. Para ello, debe reemplazar completamente la propuesta de RVIE.</li><li style="text-align:justify;">Este reemplazo se realiza utilizando un archivo plano que cumpla con la estructura y reglas señaladas en el Anexo Nº 3 de la RS 112-2021. Este archivo también se puede dejar en blanco si no se han realizado operaciones en el periodo.</li></ul>&nbsp;En el preliminar del RVIE aparece de manera cronológica y correlativa la información de los comprobantes de pago, notas de débito y de crédito u otros que formarán parte del RVIE, incluidos los que hayan sido dados de baja o anulados, y la información adicional que, tal como se indica en el numeral 8.1.1. del párrafo 8.1. de la RS 112-2021, no forma parte del RVIE y se proporciona únicamente con fines informativos.Con anterioridad a la generación del RVIE y/o la anotación de operaciones en dicho registro conforme a lo establecido en el párrafo 8.3, el generador puede generar un nuevo preliminar de RVIE, eliminando previamente el que ya hubiera generado.𝟐. 𝐑𝐞𝐠𝐢𝐬𝐭𝐫𝐨 𝐝𝐞 𝐜𝐨𝐦𝐩𝐫𝐚𝐬 𝐞𝐥𝐞𝐜𝐭𝐫𝐨́𝐧𝐢𝐜𝐨Módulo que se puede acceder a través de este sistema, del aplicativo cliente SIRE y/o del servicio web API SUNAT, el cual permite acceder a la propuesta de RCE hasta generar el preliminar del RCE. Asimismo, se puede agregar o excluir operaciones según corresponda.A partir del segundo día calendario de cada mes, la SUNAT pone a disposición, a través del módulo RCE (Registro de Compras Electrónico), un archivo plano con la propuesta de RCE correspondiente a ese mes. Este archivo contiene la información relacionada con los comprobantes de pago, notas de débito, notas de crédito, y otros documentos establecidos en el Anexo N.° 8 de la RS 040-2022/SUNAT. La información se obtiene de los documentos enviados por el emisor, las declaraciones juradas informativas, comunicaciones de baja, o incluso la información generada por la propia SUNAT.Características de la Propuesta de RCE:<ul><li style="text-align:justify;">Exclusiones del mes anterior: La propuesta de RCE puede incluir información sobre documentos que fueron excluidos en el mes anterior, según las normativas vigentes sobre el IGV (Impuesto General a las Ventas).</li><li style="text-align:justify;">Propuesta vacía: Si la SUNAT no ha recibido información o no ha generado datos durante el período, la propuesta se presentará en blanco.</li><li style="text-align:justify;">Campos predefinidos: En ciertos casos, la propuesta puede contener información prellenada en campos específicos, siguiendo las reglas establecidas por la SUNAT.</li><li style="text-align:justify;">No incluye documentos no domiciliados: La propuesta no considera la información relativa a documentos de no domiciliados, los cuales deben ser incorporados por el contribuyente, no por la SUNAT.</li></ul>Generación preliminar del RCEA partir del octavo día calendario del mes siguiente al período respectivo, o, si la propuesta pertenece a un emisor de recibos electrónicos por servicios públicos emitidos en el Sistema de Emisión Electrónica para empresas supervisadas, desde el décimo día calendario de dicho mes, el generador puede generar el preliminar del RCE, para lo cual puede:Aceptar la propuesta de RCE: &nbsp;<ul><li style="text-align:justify;">Sin ninguna modificación respecto de la información que obra en esta y que formará parte de dicho registro, siguiendo las indicaciones del módulo RCE, a través de SUNAT Operaciones en Línea, del aplicativo cliente SIRE o del servicio web API SUNAT.</li><li style="text-align:justify;">Luego de excluir uno o más documentos, salvo notas de crédito, lo que solo se puede hacer en el módulo RCE, a través de SUNAT Operaciones en Línea o del aplicativo cliente SIRE, siguiendo las indicaciones de estos.</li><li style="text-align:justify;">Aceptada la propuesta y de no tener información relativa a documentos de no domiciliados por registrar u optar por no registrarla en el periodo, se genera a continuación el preliminar del RCE. Cuando se incluya información relativa a documentos de no domiciliados se debe tener en cuenta lo indicado más adelante.&nbsp;</li></ul>Complementar la propuesta de RCE si va a:<ul><li style="text-align:justify;">Incluir determinada información respecto de documentos comprendidos en la propuesta de RCE, o modificar o reubicar la información. A tal efecto, se debe usar la opción que le permita incorporar, modificar o reubicar la información pertinente de cada documento directamente en el formulario que obre en el módulo RCE o incluir, modificar o reubicar la información de uno o más documentos utilizando un archivo plano que cumpla con la estructura y reglas indicadas en los anexos N°s 8 o 10 de la RS 040-2022/SUNAT, según corresponda.&nbsp;</li><li style="text-align:justify;">Incluir documentos que se pueden complementar, para lo cual debe usar la opción que le permita incorporar la información pertinente de cada documento directamente en el formulario que obre en el módulo RCE o en un archivo plano que cumpla con la estructura y reglas indicadas en el anexo N.° 8.&nbsp;</li><li style="text-align:justify;">Excluir uno o más documentos que obran en la propuesta, salvo notas de crédito, usando para ello la opción que le permita excluir el(los) documento(s) directamente en el formulario que obre en el módulo RCE o un archivo plano que cumpla con la estructura y reglas indicadas en el anexo N.° 8.&nbsp;</li></ul>Reemplazar la propuesta de RCE:Para modificarla o añadir incluso información que, según la tabla 11 del anexo N.° 1, no puede ser considerada al complementar la propuesta, usando un archivo plano que cumpla con la estructura y reglas señaladas en el anexo N.° 11, el cual también se puede dejar en blanco de no tener información por registrar u optar por no registrarla en el período.<h3>Generación de los registros electrónicos</h3>La generación del Registro de Ventas VIE y el RCE y/o la anotación de las operaciones en dichos registros se realiza luego de haber generado el preliminar del RVIE y del RCE, a través de la opción “Generación de registros” del módulo RVIE o del módulo del RCE, a la cual se accede únicamente mediante SUNAT Operaciones en Línea.Con tal generación y/o anotación se registra en el RVIE y el RCE la información señalada en el anexo Nº 2 de la RS 112-2021 y de la RS 040-2022 que forma parte de los mencionados registros o, en su caso, se muestra que no se realizaron operaciones y se incluye en el archivo en formato digital respectivo, la fecha y hora de generación y/o anotación y el hash. Inmediatamente después, se deposita en el buzón electrónico del generador la constancia de recepción, la cual contiene, por lo menos, la fecha y hora de generación y/o anotación; su número de RUC; el periodo al que corresponde el RVIE y el RCE; la denominación del archivo plano recibido; la cantidad de comprobantes de pago, notas de débito y de crédito u otros documentos que se anotan y la firma digital de la SUNAT.<figure class="image"><img style="aspect-ratio:1687/541;" src="https://cpe.sunat.gob.pe/sites/default/files/inline-images/generacion%20de%20registros.jpeg" alt="1" width="1687" height="541"></figure><h3>Ajustes Posteriores</h3>El generador puede realizar ajustes posteriores, a través del módulo RVIE, respecto de aquello que anotó en el RVIE, incluyendo cuando se mostró que no se realizaron operaciones, o en registros de ventas e ingresos distintos a dicho registro o a través del módulo RCE, respecto del RCE o de registros de compras distintos a dicho registros. Antes de realizar los ajustes posteriores, el generador puede descargar, por cada periodo, un archivo plano en el que se pone a su disposición la información sobre sus comprobantes de pago, notas de débito o de crédito que el emisor hubiera proporcionado a la SUNAT, mediante declaraciones juradas informativas o comunicaciones de baja enviadas hasta el día calendario anterior y que impliquen cambios en lo anotado en el RVIE o el Registro de Ventas e Ingresos llevado en el SLE - PLE o en el SLE – Portal o en el RCE Para el caso del RCE no se considera en el archivo plano antes indicado ajustes o rectificación de aquello que se incorporó en el archivo de información relativa a documentos de no domiciliados, correspondiendo su incorporación por parte del sujeto.ConclusiónEste proceso detallado asegura que los contribuyentes mantengan la actualización correcta de la información contenida en el RVIE y que puedan cumplir de manera eficiente con sus obligaciones tributarias. Además, el sistema de comparación y validación de la información contribuye a mejorar la transparencia y precisión de los registros, lo cual es esencial para el cumplimiento fiscal.&nbsp;